אם אתה יוצא לחופשה אתה צריך להשאיר הכל קשור וקשור היטב. אם בדרך כלל אתה מתקשר עם לקוחותיך, משתפי הפעולה והעמיתים לעבודה באמצעות דוא"ל, יהיה עליך להפעיל את מה שמכונה הודעות התגובה האוטומטיות כדי להודיע להם שאתה נהנה מתקופת מנוחה וכי עד חזרתך לא תוכל לענות להם כדי לנהל את בקשתם. . רק לפני מספר ימים אמרנו לך כיצד להפעיל את התשובה האוטומטית ב- Gmail . עם זאת, אם אתה משתמש ב- Outlook יהיה עליך לבצע הליך אחר. הגדרתו תארך מספר דקות בלבד. תראה שזה קל מאוד אם פעל לפי הטיפים הבאים:
1) אם אתה משתמש ב- Outlook 2010 יהיה עליך רק לפתוח את התוכנית וללחוץ על תפריט קובץ> מידע> תגובות אוטומטיות .
2) לחץ על כפתור התגובות האוטומטיות ובחר באפשרות שלח תגובות אוטומטיות . תפריט הגדרות יופעל במהירות. מעין עוזר בו תוכלו לכתוב את ההודעה שתרצו לשלוח לאנשי הקשר שלכם.
3) ראשית, כמובן, יהיה עליכם לבחור לכמה זמן תרצו לשלוח את התגובה מחוץ למשרד לאנשים שיפנו אליכם. אתה יכול לבחור טווח תאריכים , למשל, מהיום בו אתה מתחיל להיות בחופשה ועד ליום שאתה חוזר. אם אינך מציין תאריך סיום , יהיה עליך להשבית את שליחת ההודעות באופן ידני, לחזור על שלביך ולשנות את ההגדרות.
4) עכשיו אתה יכול לכתוב את ההודעה שלך. בתחתית התפריט תמצאו תיבה לבנה בה ניתן להוסיף את הטקסט, אם תרצו על ידי עריכת הגופן, הגודל והצבעים והזנת קישור, אם תרצו להפנות את השולחים לאתר ספציפי.
בשלב זה עלינו להגיד לך שתוכל להגדיר שני סוגים של הודעות . אחד עבור מי שנמצא בארגון שלך (אם אתה רוצה להגיד להם שאתה לא נמצא, אם כי קרוב לוודאי שהם כבר יודעים) ואחד עבור מי שנמצא בחוץ, אנשים שלא צריכים לדעת שאתה בחופשה, אלא אם כן הודעת להם באופן אישי.
5) לבסוף, יש לך גם אפשרות ליצור כללים כך שמערכת התגובה האוטומטית תהיה יעילה ככל האפשר ולא תהפוך למכונה שתפציץ הודעות לכולם. חלק מהאפשרויות הניתנות להגדרה מאפשרות לך להעביר את ההודעה הנכנסת לעבודה אחרת שיכולה להגיב או לטפל בעניין עבורך, להעביר את ההודעה לחשבון Gmail או Hotmail אחר כדי שנוכל לבדוק אותה דרך החשבונות הפרטיים שלנו, למחוק הודעות משולחים מסוימים או לארגן הודעות בתיקיות כך שכאשר נחזור לעבודה לא נמצא את עצמנו בתיבת דואר נכנס כאוטית לחלוטין.
כדי להוסיף כל אחד מהכללים הללו (יש עשרות אפשרויות לסווג ולנהל הודעות בזמן שאנחנו לא נמצאים) יהיה עליך רק ללחוץ על כפתור הוסף כלל או ערוך כלל כדי לשנות אותו.
צילום: ריק סקאלי וטריפשייק