Outlook הוא אחד מכלי הדוא"ל הפופולריים ביותר . אנו משתמשים בתוכנית זו שנים רבות לניהול הדוא"ל שלנו. באופן לא מפתיע, מדובר במערכת יעילה, המצויידת באינספור כלים שעוזרים לנו מאוד להיות מסודרים.
וזה שמעבר לעבוד כמגש לאימייל שלנו, Outlook מתפקד גם כסדר יום ומאפשר לנו להגדיר התראות לכל אירוע או משימה . היום יצאנו לענות על 20 שאלות מעשיות ב- Outlook. אנו מקווים שתמצא אותם שימושיים.
1. האם אוכל להשתמש בקיצורי מקשים?
כמובן. זו אחת הפונקציות המעשיות ביותר שיש לכל התוכניות בחבילת Microsoft Office. אם אתה לומד קיצורי מקשים אלה, תוכל לנהל את הדואר שלך במהירות רבה יותר . הנפוצים ביותר הם:
- Alt + S : שלח אימייל
- Ctrl + R : השב לדוא"ל
- Ctrl + M : שלח וקבל הודעות דוא"ל
- Alt + W : עבור לדוא"ל הבא או עבור לתצוגת לוח השנה השבועית
- Alt + R : השב לכולם או עבור לתצוגת לוח השנה של העבודה השבועית
- Ctrl + G : פתח את התיבה "עבור לתאריך" כדי לקפוץ ליום שאנו רוצים בלוח השנה
2. האם ניתן למחוק את ההודעות שלא מעניינות אותי בצורה אוטומטית יותר?
כן. וזו דרך טובה לנהל את ההודעות שלך מהר יותר. כל שעליך לעשות הוא ליצור כלל. לדוגמא, אם אתה מעוניין למחוק הודעות משולח מסוים, עליך פשוט לבצע את הפעולות הבאות: לחץ על ההודעה באמצעות לחצן העכבר הימני ואז בחר צור כלל. סמן את האפשרות מחק וציין את השולח . כשתסיים, אל תשכח ללחוץ על צור כלל או על אישור.
3. האם ניתן ליצור חתימה אחת או יותר למיילים?
כמובן. זהו אחד הפונקציות הקלאסיות ביותר של Outlook. אם ברצונך ליצור חתימה או חתימות שונות למיילים שלך, עליך לבצע את הפעולות הבאות: לכתוב דוא"ל חדש, לפתוח הודעה חדשה. לחץ על כפתור החתימה כדי להגדיר אותו: יש לך אפשרות להוסיף כמה שתרצה.
כשרוצים להוסיף אותו לאימייל, עליכם פשוט ללחוץ עליו כדי שהוא יוכנס אוטומטית . חזור על אותו תהליך עבור כל החתימות שאתה צריך לכלול.
4. כיצד אוכל לחסוך זמן בכתיבת הודעה?
יש פונקציה שמאפשרת לנו להכניס אלמנטים מהירים מסוימים לטקסט. הם יכולים להיות ביטויים או שברים שאתה כותב לעתים קרובות. כדי להוסיף אותם לדוא"ל באופן אוטומטי, בחר את הטקסט ולחץ על פריטים מהירים> הוסף . הכנס שם. אתה יכול להוסיף אותם מתי שתרצה ולא תצטרך לכתוב אותו מחדש.
5. כיצד להכניס תמונה לדואר?
אם ברצונך להכניס תמונה לדוא"ל כך שתוצג עם הטקסט שהוספת, זה גם קל עבורך. במקום להוסיף קובץ מצורף, לחץ על תפריט הוספה> תמונה או קליפארט. התמונה תודבק ישירות בגוף ההודעה ותוכל לערוך ולשנות את גודלה כרצונך.
6. כיצד לבצע חיפושים יעילים יותר?
לעתים קרובות אתה עשוי לחפש את אותו הדבר. לדוגמה, הודעות האימייל שמרתה שולחת אליך. כדי לייעל חיפושים אלה, תוכל להגדיר תיקיית חיפוש. צור תיקיית חיפוש חדשה , בחר בין אפשרויות ברירת מחדל שונות (אנשים ספציפיים, מיילים חשובים ...) והגדר חיפוש מותאם אישית.
כדי למצוא הודעות מהר יותר, אתה יכול גם להשתמש במסננים. בתוך האפשרות סינון דואר אלקטרוני, אתה יכול לבחור בכרטיסיית הבית ולבחור איזה סוג של הודעות דוא"ל אתה רוצה לראות: הלא נקראו, בחר קטגוריות, עם קבצים מצורפים או כאלה שהתקבלו השבוע.
7. האם אוכל לארגן טוב יותר את הדואר שלי?
יש קטע ממנו תוכלו ליצור כללים. המשמעות היא שאם תרצה, תוכל לבצע פעולות אוטומטיות שונות בדוא"ל שלך. וזה יקל עליכם את העניינים. פשוט לחץ על כפתור התפריט כללים והתראות .
בחר כלל חדש כדי להגדיר את האפשרות שאתה שוקל . תראה שתוכל לסמן את ההודעות של אדם מסוים לצורך מעקב, להעביר הודעות לתיקיות ספציפיות או להשמיע צלילים מסוימים בעת קבלת אימיילים ממישהו. האפשרויות רחבות מאוד וניתנות להגדרה מלאה.
8. מה אם אני רוצה לשלוח הודעה בלי להציג אף נמען?
זו מחווה מאוד פשוטה, אבל אנשים רבים שוכחים אותה. וזה קורה לעתים קרובות מאוד. אם ברצונך לשלוח הודעות מבלי להציג נמענים, כל שעליך לעשות ב- Outlook הוא להוסיף את כל הנמענים בתיבת ה- Bcc במקום CC. בדרך זו, איש לא יראה מי עוד קיבל את ההודעה.
9. האם ניתן לתזמן שליחת דוא"ל בשעה מסוימת?
תזמון הודעת דוא"ל הוא די קל. בתוך ההודעה המדוברת, היכנס ללחצן עיכוב המסירה. מכאן תוכלו לבחור באיזו שעה תרצו לשלוח את ההודעה ואפשרויות רבות אחרות. באופן זה, תוכלו להעביר את המסר שלכם במועד הרצוי.
10. כיצד להגדיר תשובה אוטומטית?
הגיע זמן החופשה, אז עליכם להגדיר את הודעות התשובה האוטומטית הקלאסית. הם שימושיים מאוד כדי להזהיר את אנשי הקשר שלנו שלא נהיה זמינים בימים מסוימים. כדי להגדיר אותו, בחר קובץ> תשובות אוטומטיות> שלח תשובות אוטומטיות.
ניתן להגדיר מרווח ספציפי להודעות אלה שיישלחו באופן אוטומטי. אם כי ניתן גם להשבית את התגובות באופן ידני. במרחב בארגון שלי יהיה עליכם לכתוב את התשובה שמעניינת אתכם וללחוץ על אישור.
11. האם יש לי אפשרות להוסיף הערות או תזכורות?
כמובן שכבר ציינו כי Outlook הוא כלי שימושי מאוד לניהול דואר אלקטרוני, אך גם לפעול כעוזר. ניתן להוסיף הערות על ידי לחיצה על Ctrl + Shift + N הקיצור הבא . תראה שמיד מופיע סוג של פתק הדומה לפוסט- it, אותו אתה יכול לתלות בכל חלל.
באופן עקרוני יש לו גוון צהבהב, כמו הפוסט האמיתי שלו , אבל אתה יכול לשנות את הטון עם הצבע הרצוי. אז אתה יכול לנהל את ההערות האלה כמו שמתאים לך.
12. האם אוכל ליצור רשימת תפוצה?
כן, זוהי אפשרות מעשית מאוד להימנע מהצורך להוסיף את אותם שולחים כמו תמיד לדוא"ל או לרשימת תפוצה. בתוך שטח השמות בחר את שם קבוצת אנשי הקשר שלך.
לאחר מכן, יהיה עליכם לבחור את החברים השונים. אתה יכול לעשות זאת מתוך ספר אנשי הקשר. ואז שמור וסגור. רשימת התפוצה שלך כבר נוצרה ותוכל לשלוח את ההודעות הנפוצות שאתה רוצה .
13. כיצד לחסוך מקום?
האינרציה של היום יום גורמת לכך שהרבה פעמים ההודעות מצטברות. בתוך הקטע קובץ יהיו לך אפשרויות שונות, אותן תוכל לראות על ידי לחיצה על כפתור כלי הניקוי. כאן תמצא ניקוי תיבות דואר, תיקיית פריטים שנמחקו וארכיון . השתמש בהם באופן קבוע כדי לשמור על הכל.
14. האם אוכל להשתמש ב- Gmail ב- Outlook?
התשובה היא כן. וזה יהיה שימושי אם אתה מעדיף להשתמש ב- Outlook כדי להתארגן. פתח את Gmail ולחץ על סעיף ההגדרות. לאחר מכן, בכרטיסייה העברה ו- POP / IMAP , בחר באפשרות הפעל IMAP. שמור את השינויים.
בשלב הבא תצטרך לגשת לדוא"ל שלך ולהזין את המידע המתאים לחשבון. יש לך את הנתונים שאתה צריך להלן. גש להגדרות החשבון, בתוך קובץ , כדי להזין אותן ולהתחיל ליהנות מדוא"ל Gmail שלך ב- Outlook.
15. כיצד ליצור עותק גיבוי של המיילים שלי?
גיבויים הם חיוניים אם אנו רוצים לשמור על הודעות הדוא"ל החשובות ביותר. במיוחד אם אנו משתמשים בהם לעבודה. בחר קובץ> פתח> ייבא. בחר באפשרות לייצא קובץ. בחר קובץ נתונים של Outlook (.pst) ולחץ על הבא.
בחר את החשבון / התיקיה שברצונך לגבות, בחר מיקום לאחסון הקובץ ולחץ על אישור. אתה יכול גם להגן עליו באמצעות סיסמה.
16. כיצד ליצור תבניות?
פתח הודעה חדשה וכתוב את התבנית הרצויה. זה צריך להיות טקסט שאתה שולח לעיתים קרובות ובמובן זה, לא תצטרך לחזור עליו. כשתסיים, בחר קובץ> שמור בשם> שמור כסוג> תבנית Outlook . הזן שם תבנית ושמור.
כדי להשתמש בתבנית, ב- Outlook עבור אל דף הבית> חדש> פריטים חדשים> פריטים נוספים ובחר טופס . הקש על חפש> תבניות משתמש במערכת הקבצים. תראה שתיקיית התבנית נפתחת ועליך לחלץ את התיקייה המתאימה ביותר. בחר פתח, הוסף נמען ושלח.
17. כיצד לשמור על סדר היום גלוי יותר?
לוח השנה של Outlook מאוד שימושי, אבל כדי לגשת אליו אתה צריך לחפש קצת. אפשרות מעניינת היא להוריד את התוסף הזה, שיאפשר לכם להתקין את סדר היום כטפט של המחשב . באופן זה יופיעו בפניך כל הפגישות והמשימות שלך. זה נקרא Outlook On Desktop ויש להוריד אותו כתוספת.
18. האם אוכל לקבץ את ההודעות?
עם Gmail אנו רגילים לראות הודעות מקובצות לפי שיחות. ובכן, למרבה המזל ב- Outlook אתה יכול לעשות את אותו הדבר. כדי לקבץ את ההודעות שלך, עבור לכרטיסיית התצוגה ובחר באפשרות הצג כשיחות. בפנים תוכלו "לארגן לפי" ולבחור דרכים שונות להגדרת תצורת המיילים שלכם.
19. האם אוכל להגדיר תצוגות שונות?
כמובן. Outlook יאפשר לך להגדיר את תצוגות תיבת הדואר האלקטרוני שלך לטעמך. כך שתוכל להחליט אם ברצונך לראות תצוגה מקדימה של ההודעות, לבחור שלא לפתוח אותן או לבחור בתצוגה אנכית ימינה, שמאלה או אופקית. האפשרויות מרובות, אז כדי לבדוק את התצורה המתאימה ביותר לקצב העבודה שלך, עדיף לגשת למקטע View.
20. מה אם אני רק רוצה לקבל התראות על ההודעות החשובות ביותר?
אם אתם שניים שמקבלים עשרות ועשרות הודעות ביום, יכול להיות מעניין להגדיר אפשרות לקבלת ההודעות החשובות ביותר בלבד. עבור אל קובץ> דואר ועבור לקטע הגעת ההודעה. אנו ממליצים שתגדיר את החלק הזה כדי לקבל רק התראות על מה שמעניין אותך. במקביל, תהיה לך אפשרות להגדיר את האופן שבו תרצה להתראות שולחן העבודה.