להסתובב באקסל כמו דג במים הוא חיוני אם אתה רוצה לקדם את העבודה שלך. אמנם נכון שכיום יש לנו מספר חלופות ליצירת גיליונות אלקטרוניים, עדיין מיקרוסופט ממשיכה להיות אחד הכלים החזקים ביותר ליצירת קבצי נתונים .
מה שאנו מציעים היום הם עשרה טריקים פשוטים אך מעשיים של Excel שיעזרו לך לשלוט בכלי שימושי זה . או לפחות להתחיל. הם יעזרו לך לנהל את הקבצים והנתונים שלך בצורה זריזה יותר וללא צורך לסבך את עצמך.
להלן 10 טיפים שימושיים לשליטה באקסל . השתמשנו בגרסה האחרונה של Excel 2016 כבסיס לרוב הצילומים, אם כי רוב הטיפים עובדים גם עם גרסאות קודמות של התוכנית.
1. העבר נתונים
נתחיל ממשהו בסיסי. העבר נתונים מתא אחד לאחר . אחת הפעולות שאנחנו מבצעים הכי הרבה כשאנחנו עובדים עם מסמך Excel. זו למעשה מחווה בסיסית מאוד, אך כזו שצריך לדעת.
לפיכך, אם מה שאנחנו רוצים זה להעביר עמודה עם כל הנתונים שהיא מכילה , זה יהיה מספיק כדי לבחור אותה ולהעביר את העכבר לקצה, עד שיופיע צלב חצים. אז אתה רק צריך לגרור את העמודה כדי למקם אותה במקום הנכון. אם נרצה גם להעתיק נתונים אלה, יהיה צורך רק ללחוץ על מקש Control. ואז גרור.
לאחר שבחרנו עמודה ב- Excel, מספיק להזיז את הסמן לאחד הקצוות עד להופעת הכוונת ואז לגרור את העמודה
2. בחר הכל
כאשר אתה צריך לבחור טבלת נתונים שלמה ב- Excel, העבודה יכולה להיות מסורבלת מאוד. במיוחד אם המסמך גדול. התועלת בבחירת הכל מעשית מאוד בייצוא נתונים לטבלה אחרת, למשל. הדבר היחיד שעליך לעשות אם אתה משתמש בגרסה לפני Excel 2016 הוא ללחוץ על צירוף המקשים Control + A. ואז תוכל לבצע את כל הפעולות שאתה שוקל (להעתיק, לגזור ...). במקרה של שימוש ב- Excel 2016, קיצור הדרך שעבד עבורנו הוא Control + Shift + סרגל רווח.
כדאי גם לדעת שיש דרך מהירה עוד יותר לבחור את כל מה שעובד בגרסאות אלה. וזה ללחוץ על החץ שנמצא ממש בפינה של טבלת האקסל (מעל המספר 1 ולצד האות A). מספיק קליק אחד בלבד. זה לא אחד הטריקים החכמים ביותר של אקסל בשום אופן, אבל זה יחסוך לך זמן.
3. הוסף גישה מהירה לכלי
אם אתה עובד באופן קבוע עם Excel, תדע כמה חשוב שיהיה לך את כל הכלים . אחרת, זמן רב מבוזבז ואתה מבלה יותר זמן בניסיון למצוא כפתורים וקיצורי דרך מאשר לעשות עבודתך. אז מה אנחנו עושים?
ובכן, קל מאוד. צור כפתורי קיצור דרך מהירים לכלים בהם אנו משתמשים הכי הרבה. באופן עקרוני, עם הגרסה המקורית של Microsoft Excel יהיו לך שלושה כפתורי גישה מהירה , אותם תמצאו בראש התפריט. הם הכתיבה שמור, בטל וכתוב מחדש.
כדי לשנות או להוסיף קיצורי דרך חדשים, כל שעליך לעשות הוא לעבור לקטע קובץ> אפשרויות> סרגל גישה מהירה . הוסף את הכפתורים שנראים לך מתאימים והסר את אלה שאינם שימושיים עבורך. כשתסיים, בחר בסדר.
אפשרות נוספת לגישה לפונקציה זו היא ללחוץ על הכפתור עם החץ ממש משמאל לכפתורי הפקודה המהירה. ואז ייפתח תפריט הקשר עם הגישות הנפוצות ביותר שנוכל להציב. אם תלחץ על "פקודות נוספות ..." נפתח את חלון האפשרויות עליו דיברנו ממש לפני כן.
4. מגביל את הנתונים שניתן להזין בגיליון האלקטרוני
דמיין שאתה עובד עם נתונים וזה נע רק בסדרת ערכים. לדוגמא, עם טבלאות מחיר שערכן המרבי לעולם לא יעלה על 10,000. במקרים דומים, יכול להיות מועיל לשים סדרת מגבלות על קלט הנתונים כך שתופיע אזהרה בכל פעם שאנחנו יוצאים מחוץ לטווח זה.
לשם כך, עליך לעבור לאפשרות נתונים בחלק העליון ואז לאמת נתונים. בכרטיסיה תצורה ניתן לקבוע את המגבלות השונות, הן באמצעות ערכים מספריים והן לאורך הטקסט שיאפשר לנו להיכנס לתא. אם אנו חולקים עבודה עם אנשים אחרים (או רוצים להגדיר תזכורת), אנו יכולים לכלול הודעת קלט ולהתאים אישית את הודעת השגיאה עצמה.
5. הסתר שורות
טריק אקסל שימושי נוסף שיכול לתת לנו הרבה משחק הוא להסתיר שורות שאנחנו לא רוצים שיהיו גלויות. זה שאתה יכול להסתיר כמה עמודות עם תוצאות שאינן מעניינות או שיכולות / צריכות להישאר פרטיות . זה שימושי במיוחד בעת שיתוף מסמך עבודה, אך עליו לא חשוב לראות את "החדר האחורי".
כדי להסתיר שורות, עדיף לבחור את התאים המדוברים ואז ללחוץ על השילוב Control ו- 9. תראה שהם נעלמים באופן מיידי. אם אתה רוצה לשחזר אותם, יש לך די קל. אתה רק צריך לשלב את המקשים הבאים: Control + Shift + 8 . הם יופיעו שוב מייד.
תצוגת חיפוש מטושטשת ב- Excel 2010
6. בצע חיפוש גס
כשמו כן הוא, חיפושים מטושטשים הם מנגנון לאיתור אלמנטים או ערכים שאיננו ברורים לחלוטין או שאיננו זוכרים בדיוק. בדרך כלל לבצע חיפוש ב- Microsoft Excel רק צריך ללחוץ על Control + B . תפריט מופעל מיד כדי שנוכל להזין את הפרמטרים.
אם לא ברור לך בדיוק מה אתה מחפש, תוכל להשתמש בסימני השאלה ובכוכבית . הראשון משמש לייצוג דמות וכוכבית יכולה לייצג אחת או יותר.
7. הוסף מספר שורות או עמודות בו זמנית ב- Excel
הכנסת שורה או עמודה חדשה יכולה להיות לכאורה קלה. אבל מה קורה כשאנחנו צריכים להוסיף יותר משורה או עמודה אחת ואנחנו לא רוצים לבזבז זמן? אל דאגה, אינך צריך לחזור על הפעולה מספר פעמים. במקרה זה, כל שעליך לעשות הוא לבחור את מספר השורות או העמודות הרצויות (שתיים או יותר, במקרה זה).
לאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השורות או העמודות המודגשות. מה שעליך לעשות בהמשך הוא לבחור באפשרות הוספה, בתוך התפריט הנפתח . מייד התווספו השורות או העמודות, ממש משמאל לזו שבחרת במקור.
תצוגת תגובה ב- Excel 2010
8. הכניסו הערה לתא
הכנסת הערות לתא יכולה להיות שימושית מאוד אם אנו עובדים על מסמך שיתופי או הולכים לשלוח אותו למישהו. או אפילו אם, על ידי יצירת המסמך לבד , אנו רוצים לכלול הערות הדרכה לתיקונים מאוחרים יותר.
כדי להוסיף הערה, זה יהיה מספיק למקם את עצמנו על התא שמעניין אותנו וללחוץ על מקש Shift ו- F2 . תראה שתיבה קטנה מופעלת בה תוכל לכלול את כל הטקסט שאתה צריך. ניתן לשנות את גודל התיבה הזו על ידי גרירת העכבר לאחת מנקודות הגבול.
לאחר שתסיים עם התגובה, היא תיעלם מתצוגת ברירת המחדל ותצוין על ידי סמל קטן בתא עצמו . בכל פעם שאתה מרחף מעליו הסמן יופיע שוב. אגב, כדי לערוך או למחוק את התגובה, אתה רק צריך ללחוץ באמצעות כפתור העכבר הימני ולבחור באפשרות.
9. דפדף במהירות
ניווט במסמך אקסל עם הרבה נתונים יכול להיות מייגע מאוד. הדבר הטוב ביותר לעשות במקרים אלה הוא להשתמש בקיצור הדרך לניווט מהיר. לחץ על מקש Control באותו זמן שאתה לוחץ על כל מקש חץ אחר במקלדת . תראה שהתנועה מהירה וזריזה. הדבר המעניין בדרך זו של תנועה הוא שהיא עושה זאת רק בין תאים שיש להם נתונים, כך שתקפוץ במהירות לאלה הריקים.
10. כלול ערכים החל מ- 0
ונסיים בטריק פשוט של אקסל, אך שימושי מאוד במקרים מסוימים. בדרך כלל כשאנחנו מוסיפים ערך שמתחיל באפס, Excel מסיר אותו. הדבר היחיד שיש לעשות במקרים אלה הוא לכלול סימן מרכאות מול האפס הראשון . כל כך קל. לאחר הזנת המספר, הוא יוצג ללא המרכאות ועם האפס.
אלה רק חלק מהטריקים של Excel שנוכל לגלות בעת השימוש בתוכנית. הוא מסתיר הרבה יותר, ועם רמת מורכבות הולכת וגוברת.