בקרת זמן, תבניות ותוכניות לרישום שעות העבודה

לפני כמה חודשים אישרה הממשלה חוק חדש המחייב חברות לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים. אם היית ערני להתפתחויות האחרונות, תדע שלארגונים יש זמן עד 12 במאי (תקופה של חודשיים, בסך הכל) להחיל מערכת בקרה של שעות העבודה בחברות שלהם.

מערכת בקרת הזמן החדשה לא הגיעה בן לילה. שום דבר אינו רחוק יותר מהמציאות. במארס 2017, פסק דין של בית המשפט העליון פוטר חברות מלהתחקות אחר שעות רגילות, אלא רק לעקוב אחר שעות נוספות.

אך בסוף ינואר אותה שנה, בית המשפט לצדק של האיחוד האירופי (CJEU) תיקן את בית המשפט העליון, כדי לאלץ חברות ליישם מערכת המשמשת לחישוב שעות העבודה . מכאן שממשלתו של פדרו סאנצ'ז אישרה חוק גזרה המחייב החל משבוע זה חברות לנהל רישום של הימים והעובדים לחתום עליהם.

היתרונות של חתימה חוזרת על פי חוק בקרת הזמן

חברות מסוימות קיבלו את החקיקה בחוסר רצון. באופן לא מפתיע, החוק החדש מחייב הטמעת מערכת, ידנית או אוטומטית, איתה נרשמות השעות. בנוסף, הארגונים יהיו מחויבים לעקוב אחר ימי עובדיהם ויצטרכו לשמור רשומות אלה לפחות עד ארבע שנים , כך שיהיו זמינים הן לחברה והן לעובדים או כל בדיקה של עבודה שאפשר לתת.

עם זאת, יש לזכור כי לחוק זה יש משמעות ושאיפות, ולכן הוא מביא יתרונות לכל הצדדים . לחברות, למשל, תהיה הזדמנות לקבל את שעות העבודה של כל העובדים: הם יידעו כמה שעות הם עובדים, אם הם חורגים מהזמן שנקבע בחוזה שלהם, אם הם מגיעים מוקדם, אם הם מגיעים באיחור או אם הם עוזבים מוקדם. מידע זה הוא זהב כשמדובר בקביעת מדיניות הקשורה למיתוג מעסיקים, פרודוקטיביות ושימור כישרונות.

ואילו יתרונות יש לחוק בקרת הזמן החדש מצד העובדים? למרות שזה אולי נראה מדהים, יותר ממחצית העובדים הספרדים טוענים שהם עובדים יותר מ -40 שעות בשבוע . עובדים שנשכרו במשרה חלקית אומרים גם כי אין להם יום שתואם את מה שחוזה שלהם אומר בפועל. ואנחנו לא אומרים את זה. מדובר בנתונים של סקר כוח העבודה (EPA) לרבעון הרביעי של 2018, שבו להחמיר המצב, 48% מהאנשים שעובדים שעות נוספות, מאשרים שהם לא מקבלים שכר.

תבניות בחינם כדי לעקוב אחר הזמן בחברות

למרות שיש כלים שתוכננו במיוחד למטרה זו, יתכן שאם החברה שלך קטנה, יהיה לך יותר ממספיק לעקוב אחר שעות העובדים שלך באמצעות מסמך . אתה יכול לעשות זאת באמצעות Excel פשוט, כך שלמרות שתצטרך לעשות זאת ידנית, תוכל לשלוט באופן מושלם בשעות, הן בשעות הרגילות והן בשעות נוספות.

במקרה זה, כן, עליכם לקחת בחשבון במיוחד כמה נושאים :

• שתצטרך לשמור את הרשומה באופן ידני (עם כל העבודה שכל זה כרוך)
• שעליך לשמור מידע זה במשך ארבע שנים לפחות (במקרה שמתרחשת בדיקה)

מצאנו כמה תבניות שעשויות להועיל לך ושאתה יכול להריץ אותן בקלות באמצעות Microsoft Excel או Google Docs. התבנית הראשונה שאנו מציעים היא FH. בעמוד זה תוכלו למצוא הוראות להכנת אקסל משלכם לבקרת זמן , שיש בו את מהותו. אם כי אם הגיליונות האלקטרוניים אינם הצד החזק שלך, הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות הוא להוריד תבנית מוכנה ישירות, אם כי במקרה זה היא בפורמט PDF.

אך היכן שמצאנו את התבניות הטובות ביותר ב- Excel לביצוע בקרת הזמן נמצא בדף Excel בחינם. כאן עומדות בפניכם אפשרויות שונות, כולן שימושיות ותפעוליות: הראשונה היא גיליון אלקטרוני בן שני עמודים שממנו תוכלו לעקוב אחר מספר רב של עובדים (אם אתם זקוקים לכך). המסמך אינו מוגן באמצעות סיסמה. השנייה היא תבנית בת שלושה גיליונות, בה אנו יכולים להזין את התאריך, שעת הכניסה והיציאה ואת ההפניה לחיפוש. מסמך זה מוגן בסיסמה.

אם היית זקוק לה, מצאנו שמעניין גם להמליץ ​​על תבנית אחרת זו, שהיא זהה לאחרות, אך כוללת הפסקות , במקרה של חברות יש צורך להוסיף אותן. ולבסוף, אנו רוצים גם להוריד לך תבנית חדשה כדי לעקוב אחר הזמן הכולל עמודות ותאים אחרים, שימושי להזנת נתונים נוספים.

אם תבניות אלה שסיפקנו אינן משכנעות אותך, בוא נסתכל על GestuEmpresa , אשר יכול גם להיות מאוד שימושי. הראשון הוא לחוזים במשרה חלקית, עם סיכומים חודשיים של הרשומות. הוא מכיל שני גיליונות, האחד עם לוח הזמנים המתמשך והשני לימי הפיצול. בואו נסתכל על התבנית השנייה, שבמקרה זה שימושית לחוזים במשרה מלאה. בתוך מסמך האקסל עצמו, שני גיליונות מובחנים על פי סוג לוח הזמנים, הרציף והתאמה.

תוכנת תשלום לבקרת זמן

אם יש לך חברה גדולה או שאתה מעדיף לשכוח מביצוע השליטה הידנית של עובדיך, יש לך אפשרות אחרת: לשכור תוכנה שמציעה לך שירות זה באופן אוטומטי . מרבית השירותים מציעים ישירות את שירות החתימה ומתקינים שירותי זיהוי ביומטריים באמצעות כרטיסים או טכנולוגיות אחרות.

Woffu הוא כלי מעניין מאוד, מכיוון שבנוסף להציע ניהול חופשות (דבר שימושי מאוד הן לצוותי משאבי אנוש והן לעובדים), הוא מסייע לנו לעקוב אחר בקרת הזמן של העובדים , תוך עמידה מושלמת בחקיקה שאישרה מֶמְשָׁלָה. למעשה, כל המידע יישמר בענן, ניתן להתייעץ איתו בזמן אמת וכמובן שיישמר במשך (לפחות) ארבע השנים הנדרשות על פי החוק.

ולמרות שמדובר בכלי שלם מאוד לניהול נושא בקרת הזמן , ישנם שירותים אחרים, גם הם בתשלום, שתוכלו להיפטר מהמשימה המסורבלת של מעקב ידני אחר שעות העבודה של עובדיכם. יש לכם פתרונות כמו Exact, Labor Control, Workmeter או AmsySystem.