האם תרצה שהמחשב שלך יעבוד בשבילך בזמן שאתה בחופשה? יתכן שלא תצליחו לגרום לו לבצע את כל המשימות, אך זה יכול לעזור לכם לנוח ביתר שלווה. אם אתה יוצא לטיול (דבר שכיח למדי בתקופה זו של השנה) ייתכן שתרצה להודיע באופן אוטומטי למי ששולח לך מיילים. באופן זה, כאשר הם ישלחו אליך הודעה הם יקבלו תשובה עם הטקסט שבחרת. אבל זה יכול להיות משהו כמו " אני אהיה בחופשה עד היום" ¦ בינתיים אתה יכול ליצור קשר עם "¦ "
ובכן, פעולה זו תימשך מספר דקות. אבל בדרך זו תוכלו ליהנות מהשאר עם השלווה להשאיר הכל קשור וקשור היטב. פשוט בצע את השלבים הבאים "¦
אם אתה עובד בחברה שיש לה שירות דואר מתקדם, אולי יש לך אפשרות שנוצרה כבר למטרה זו. באמצעות תוכנית הדוא"ל הפופולרית ביותר, Outlook של מיקרוסופט, אפשרות זו נמצאת בתפריט כלים ומכונה "עוזר מחוץ למשרד". אם זה המקרה שלך, התהליך הוא הרבה יותר פשוט ואוטומטי.
אם אפשרות זו אינה מופיעה בתפריט כלים, תוכל גם ליהנות ממנה. אם כי, במקרה זה, יש להבהיר כי ההודעה תישלח אוטומטית רק לאחר שתוריד את הדואר מאאוטלוק ובאותו מחשב עליו תיכנת אותה.
לפני שתעזוב, כדי ליצור תגובה אוטומטית זו, עליך לבצע את השלבים הבאים:
1) כתוב את הודעת התשובה האוטומטית . אתה יוצר הודעה חדשה (בחר חדש בסרגל הכלים או מקליד Ctrl + U) וכותב גם את הנושא וגם את גוף ההודעה שיישלחו לכל האנשים שכותבים לך בזמן היעדרותך. לדוגמא, אנו יכולים לשים משהו כמו " מ -1 באוגוסט עד 15 באוגוסט אני אהיה מחוץ למשרד לחופשה. מסיבה זו תהיה לי גישה מוגבלת לדוא"ל שלי. אם זה עניין דחוף, אנא צרו קשר עם מר פרז בטלפון XXX או בדואר אלקטרוני "¦ "
לאחר כתיבת ההודעה (אל תשכח לשים נושא, כגון "תשובה אוטומטית" "נעדר לחופשה") שמור את השינויים. הודעה זו תעבור לתיקיית הטיוטות. פתח את התיקיה הזו, בחר את ההודעה (אל תפתח אותה, פשוט בחר אותה באמצעות כפתור העכבר השמאלי) ועבור לתפריט File ובחר "שמור בשם" ¦ "
תופיע תיבת דו-שיח שתבחר שם קובץ ותוסף. בחר שם שתזכור אחר כך. חשוב שבאפשרות "שמור כסוג" תבחר "תבנית Outlook". אתה נותן את זה כדי לשמור וללכת לסעיף הבא.
2) צור כלל בתוכנית הדוא"ל שלך . כלל הוא התנהגות אוטומטית שהתוכנית מבצעת כאשר היא מקבלת או שולחת הודעה מסוימת. זה עובד בשביל הטריק הזה, אבל גם עבור אפשרויות רבות אחרות. לדוגמא, מחק או שמור באופן אוטומטי הודעות מאדם או עם טקסט מסוים בנושא בתיקיה.
בתפריט כלים, בחר "כללים והתראות". לחץ על כפתור "כלל חדש" ובחר באפשרויות הבאות "התחל מכלל ריק" ו"בדוק הודעות כשהן מגיעות ". הקש "הבא.
בשלב 1 עלינו לבחור את התנאים. אנו הולכים להסביר את תנאי הבחירה כך שהמסר יגיע לכל העולם, אך אם ברצונכם לשלוח הודעת חג זו רק לאנשים מסוימים, עליכם פשוט לבחור אפשרויות אחרות להתאמה אישית של התהליך. בחר "היכן שמי נמצא בתיבה אל או CC" ולחץ על הבא. בחלון האחר בחר "השב באמצעות תבנית ספציפית". ולחץ על הביטוי "תבנית ספציפית" ואז בחר את התבנית שיצרת זה עתה. אם זה לא מופיע בחלון, בתפריט הנפתח "חפש ב" אנו בוחרים "תבניות משתמש במערכת הקבצים".
לחץ על פתח ואז על הבא כדי לעבור לחלון החריגים. כאן תוכל להתאים אישית חריג כלשהו על סמך משתנים רבים. בסיום, לחץ על הבא. לסיום, הקצו שם לכלל ובחרו להפעיל אותו כעת או לא. אם אתה עדיין לא רוצה להפעיל אותו, אתה יכול לעשות את זה מאוחר יותר. לבסוף, לחץ על סיום.
3) אנחנו יוצאים לחופשה . זה הזמן להפעיל את הכלל שיצרת זה עתה. חזור לתפריט כלים ובחר "כללים והתראות". הכלל שנוצר צריך להופיע כאן. כדי להפעיל אותו, פשוט בחר אותו בתיבה משמאל לסרגל. לחץ על אישור וקח את המזוודות. מעתה ואילך, כאשר תתחבר לדואר, תשלח באופן אוטומטי את הודעת החג לכל מי שכותב לך בתאריכים אלה.
למידע נוסף על אופן השימוש ב- Out of Office Assistant בדף זה ממיקרוסופט.