האם אתה מאלה שעדיין מעדיפים את הדוא"ל הקלאסי של מיקרוסופט על פני גוגל? או מהסוג שצריך להשתמש ב- Outlook (Hotmail הישן) במקום ב- Gmail לעבודה? ובכן, אל תפספסו את סדרת הטריקים הזו בכדי להפוך את ניהול הדוא"ל שלכם לנוח יותר, מותאם אישית וקל יותר. ויש הרבה כלים שכדאי לדעת על Hotmail / Outlook שיכולים לעזור לך ביומיום שלך.
1. כיצד להשתמש במצב כהה
זו מגמה כללית שמגיעה ישירות מטלפונים ניידים. יש המשתמשים בו כדי לנסות להימנע ממתח עיניים כאשר הם מבלים שעות מול הטלפון. אחרים מנצלים זאת כדי לנסות להאריך את הסוללה של הנייד שלהם. במקרה זה, ניתן להחיל את המצב הכהה של Outlook גם על המחשב, מה שעוזר למנוע את ראייתך להיפגע מבהירותו.
אתה רק צריך ללכת לגלגל השיניים בפינה הימנית העליונה. כאשר מוצג תראה את הפונקציה מצב כהה . הפעל אותו כדי לשנות את מראה כל הדוא"ל, החלף צבעים ולבן לשחור ואפור. כמובן שחלק מהנושאים אינם זמינים בגרסתם הכהה, לכן יהיה עליכם לבחור לשנות את העיצוב בצורה הפשוטה ביותר ואז להפעיל את המצב הכהה בכדי שתוכלו להשתמש בו לטובתכם.
והיזהר כי הנושא הכהה זמין גם ביישום הסלולרי. אתה יכול להפעיל אותו על ידי הצגת התפריט הצדדי עם הכפתור עם שלושת הפסים, כאן אתה ניגש להגדרות. לאחר מכן גלול מטה לקטע העדפות, שם תמצא את תפריט המשנה נושא . על ידי לחיצה עליו תוכלו לבחור בין ערכת הנושא הרגילה של האור, הכהה או זו שנקבעה על ידי חיסכון בסוללה. באופן זה תוכלו ליהנות מכל נושא או אפילו משניהם בהתאם לרמת הטעינה של הנייד שלכם.
2. ארגן את לוח השנה שלך
יש פונקציה מתקדמת שהכי מעניינת אם אתה משתמש בדוא"ל הבסיסי שלך לעבודה שלך ויום יום. כלומר, אם ברצונך להקצות דוא"ל עם אינדיקציות לתאריך, תוכל לעשות זאת כדי ליצור ארגון וכלי פרודוקטיבי מדוא"ל זה. ישירות על שולחן העבודה ומבלי לעשות שום דבר בכלל. רק את הדברים הבאים.
לחץ על סמל היומן בסרגל העליון, בצד שמאל של החלון. כאן יש לך אפשרות לארגן את לוח השנה או את המשימות שאתה צריך לעשות ליום זה. זה פשוט כמו גרירת דוא"ל מתיבת הדואר הנכנס לצד ימין, ללוח השנה. פעולה זו תפתח חלון חדש כדי שתוכל לארגן מידע זה כמשימה או כמינוי. כל זאת עם פרטי הדוא"ל ישירות במשימה. אז יהיה לך הכל בהישג יד ותדע מה עליך לעשות בכל עת.
3. רשימות משימות
עם זאת, אם במקום פגישות את דוא"ל העבודה שלך אתה צריך לארגן משימות, אתה יכול לעשות זאת גם עם Outlook מבלי להשתמש בכלים אחרים או בסדר יום. כלומר, אתה יכול לייצר את המשימות היומיומיות שלך ולאסוף בהן את כל המידע שנאסף במייל, כך שלא יקרה לך כלום.
לחץ על סמל היומן בפינה השמאלית העליונה של המסך כדי להציג אפשרות זו. ובמקום להישאר בלוח השנה, לחץ על האפשרות לעשות . כאן תוכלו ליצור משימות כגון ארגון מסיבה, קניות או כל פעולה משוכללת אחרת. הדבר המעניין הוא שאתה יכול לגרור את המיילים למשימות השונות שנוצרו כדי שהמידע הזה יהיה מסודר בהתאם למשימות.
4. כלי הערות
Outlook הוא הרבה יותר מסתם כלי דוא"ל. ראית את זה עם הפונקציות לעיל, אבל אתה יכול גם לבדוק את זה על ידי שימוש בו ככלי הערה. משהו שמשמעותו שאתה אפילו לא צריך סדר יום כדי לשאת את כל המידע איתך.
בצד שמאל של המסך, לצד תיבות הדואר השונות, יש קטע שנקרא Notes . כאן תוכלו להוסיף הערות שונות כדי שלא תשכחו שום מידע. ניתן גם ליצור קוד צבע להערות שונות, להשתמש במשאבים כמו רשימות ופורמטי טקסט וכו '.
5. חזור לפורמט הקלאסי
פורמט השיחה במייל יכול להיות מאוד פרקטי כשאתה מעביר הרבה הודעות עם משתמש אחר. דרך לארגן לפי נושאים ולא להכניס את תיבת הדואר הנכנס עמוסה לחלוטין. אבל אם אתה מהמשתמשים הקלאסיים שמעדיפים לכל הודעה חדשה בראש המגש שלך, זה מה שאתה צריך לעשות.
פשוט לחץ על גלגל השיניים כדי להציג את הגדרות Outlook הבסיסיות. כאן תראה קטע מיוחד אודות תצוגת השיחה . יש לך שלוש אפשרויות: להציג את ההודעות האחרונות בחלק העליון, להציג את ההודעות האחרונות בסוף השיחה, או מה עשוי לעניין אותך במקרה זה: מושבת. עם אפשרות אחרונה זו, תיבת הדואר שלך תפסיק לקבץ את התגובות ותציג כל הודעה בנפרד.
6. ניקוי דואר אוטומטי
קיימת נוסחה אוטומטית לניקוי דואר ב- Outlook. כלומר, דרך לתזמן אימיילים מסוימים להיעלם מתיבת הדואר הנכנס שלך כדי למנוע רוויה. כל שעליך לעשות הוא ליצור כלל או לוח זמנים ואז להחיל אותו על הניקיון.
הצג את הגדרות Outlook בגלגל ההילוכים. ואז חפש בסוף כרטיסייה זו את האפשרות לגשת לשאר ההגדרות, שיעלו חלון קופץ חדש.
במסך הגדרות מתקדמות זה, לחץ על כללים כדי ליצור את לוח הזמנים הנ"ל. כאן תוכלו למנות את הכלל, אך הדבר החשוב הוא שתיצור קריטריון. הצג את סרגל האפשרויות של בחר תנאי וחפש כאן את הקריטריונים של גודל ההודעה. אתה יכול לבחור את המינימום או המקסימום, כך שהודעות הדוא"ל שתואמות את הקריטריונים יבוטלו. עליך לבחור את מספר הקילו-הרץ כדי שזה יקרה, כמובן. וכמובן, עליכם לבחור באפשרות המחיקה. זו תהיה הנוסחה המתאימה כך שהודעות אלה יימחקו לעתים קרובות.
7. צור חתימה למיילים שלך
זה נראה מקצועי, כדאי להימנע מבזבוז זמן להעברת פרטי קשר ותוכלו להפוך את הכל לאוטומטי. החתימות על המיילים מעולם לא נפגעו . ו- Outlook מאפשר לך ליצור משלך בקלות.
כל שעליכם לעשות הוא להציג את ההגדרות על גלגל השיניים ואז לגשת לאפשרויות המתקדמות בתחתית התפריט הנפתח. עם זאת, יופיע חלון חדש שבו עליכם ללחוץ על דואר , ואז על כתיבה ותשובה .
בעזרת זה אתה מקבל תפריט שבו אתה יכול לכתוב את החתימה שאתה רוצה. הדבר הטוב הוא שבתיבת הטקסט יש לך גם אפשרויות פורמט וצבע כדי להשאיר הכל לטעמך. ניתן גם להוסיף תמונות וקישורים . אך מעל לכל, הקפד לבדוק את האפשרות לכלול את החתימה בכל מייל חדש שאתה כותב, וגם בהעברה ובתשובה, אם זה מה שאתה רוצה.
8. צור תגובות אוטומטיות
כשאתה יוצא לחופשה או מחליט להשאיר נושא עבודה בהמתנה, אתה מתקשר לכולם או יוצר תגובות אוטומטיות כדי שלא תצטרך לעבוד אינספור פעמים עם אותו הדבר. ו- Outlook מאפשר זאת.
כל שעליך לעשות הוא להציג את ההגדרות ולגשת לחלק ההגדרות המתקדמות בסוף הרשימה הזו. בחלון החדש שמופיע, לחץ על דואר ואז על תפריט המשנה תשובות אוטומטיות.
כאן יהיה עליך להפעיל את הפונקציה ולכתוב את ההודעה שברצונך לשלוח באופן אוטומטי לכל הדוא"ל הנכנס בתיבת הדואר הנכנס שלך. כמובן שניתן גם לציין כי תגובות אלו נשלחות רק להודעות שהגיעו בין תאריכים מסוימים, או רק לאנשי קשר מסוימים.
9. הורד את כל ההודעות שלך
האם אתה צריך לנקות את הדוא"ל שלך מבלי לאבד פרט אחד? ובכן, יש אפשרות מעניינת לכך: הורד את כל הודעות הדוא"ל שלך. משהו ש- Outlook מאפשר לך לעשות בדרך הבאה.
הציגו את ההגדרות וגשו לתפריט המתקדם עם האפשרות האחרונה בתפריט זה. בחלון הקופץ עליך לעבור למקטע כללי ואז ללחוץ על תפריט המשנה פרטיות ונתונים. כאן תתקל בפונקציה ייצוא תיבת דואר . כמובן, התהליך יכול לארוך עד 4 ימים . כאשר הגיבוי מוכן, תקבל אימייל חדש עם קישור להורדת כל התוכן למחשב שלך.
10. הימנע מהסחות דעת
אם אתה משתמש במובייל, אתה יכול להימנע מהסיחות הדעת של קבלת הודעות דוא"ל אחת לשתיים-שלוש בסמארטפון שלך. כי זה שימושי תמיד לקבל את הדואר בהישג יד, אבל זה יכול להיות מתסכל להיות מוזעק בכל שלב. לכן יש נוסחה להימנע מהסחות דעת ולא לקבל התראה בכל הודעה נכנסת ביישום הסלולרי.
אתה רק צריך לפתוח את היישום ולהציג את תפריט הצד משמאל. לחץ על שלושת הפסים בפינה השמאלית העליונה לשם כך. ואז, לצד כתובת הדואר האלקטרוני שלך, לחץ על סמל הפעמון בחלק העליון. כאן תוכלו לקבוע את השעות שתרצו להישאר ללא התראות. זה יכול להיות ידני, עד שתשבית אותו, למשך שעה אחת, או אפילו עד למחרת. יש לך גם כמה אפשרויות לתזמן את כיבוי ההודעות במהלך טיולים, פגישות ואירועים אחרים בלוח השנה שלך.
11. פעולות מהירות באפליקציה
אחת המעלות הטובות ביותר בשימוש ב- Outlook במובייל היא המהירות בכל הנוגע לניהול תיבת הדואר הנכנס. הודות לעיצובו אנו יכולים לבצע פעולות ישירות מבלי להזין את ההודעה, מה שמאפשר לנו למחוק או לארכיב ישירות את כל אלה. אנו יכולים גם להתאים אישית את הפעולות המהירות האלה.
הזן את ההגדרות עם גלגל השיניים בתפריט הנפתח בצד שמאל של המסך. כאן תוכלו למצוא את תפריט האפשרויות להחלפה. בעזרת זה תיכנס למסך חדש בו תוכל לבחור את הפעולה כאשר אתה מחליק ימינה וכאשר מחליק הודעה שמאלה. לחץ על האפשרות שנה כדי לבחור את הפעולה של כל מחווה: מחק, ארכיב, סמן כנקרא, מעבר לתיקיה, סמן, דחה, קרא וארכיב או ללא פעולה.