אחד היתרונות הבלתי מעורערים של שירותי אחסון בענן הוא האפשרות לגשת לקבצים ומסמכים מכל מחשב עם חיבור לאינטרנט. אחרת היא שתוכלו לעשות בלי שיהיו לכם אינספור עותקים במחשבים שונים עם תיקונים ושינויים של מסמכי עבודה, או שאינכם מוגבלים לנפח האחסון של הדוא"ל בכדי לשתף תמונות או סרטונים או כל מה שתרצו עם מי שתרצו. רק האחרון הוא מה שנסביר בהמשך: כיצד להשתמש ב- Dropbox לשיתוף קבצים ותיקיות .
הדבר הראשון יהיה שיהיה לך חשבון Dropbox . אם כבר יש לך את זה, אתה רק צריך להיכנס כרגיל, ואם אין לך את זה, להירשם לשירות. זה לא יכול להיות קל יותר. בחלון ההתחלה לחץ על "(או צור חשבון)" ובצע את השלבים המפורטים להלן: ציין שם, שם משפחה, חשבון דוא"ל וסיסמה, קבל את תנאי השימוש בשירות ו ... voilí, החשבון כבר נוצר. בתחילה, הוא מציע שטח אחסון פנוי של 2 ג'יגה בייט, עם מה שיש להעלות חומר רב.
ברגע שזה נעשה, מה שמגיע אחר כך לא הרבה יותר מסובך. התוכנית יוצרת סמל קיצור דרך בשולחן העבודה של המחשב, כך שהעלאת או הורדת קבצים היא קלה כמו לחיצה עליו ובחירה ב"תיקיית Dropbox " . רק לחיצה על הקובץ או התיקיה (אתה יכול גם להעלות אותם דחוסים) וגרור אותו לשם מספיק. לאחר העלאת המסמך או התיקיה שברצונך לשתף, אלה הצעדים שיש לבצע.
עליכם לחזור לסמל הקיצור, אך במקום ללחוץ על "תיקיית דרופבוקס" , עליכם לעשות זאת ב- "Dropbox.com" . זה לוקח אותך ישירות למסך הבית של המשתמש, שם יש לו את התיקיות והמסמכים שהם העלו או שיתפו עד כה.
שיתוף תיקיה או מסמך דומה מאוד. כאשר תלחץ על האלמנט לשיתוף, הוא יסומן (אם תלחץ לחיצה ימנית על התיקיה או על השם, הוא נפתח כדי לראות את התוכן, ולכן עדיף ללחוץ על חלק אחר ברצועה). תפריט פשוט עם אפשרויות שונות אם מדובר בתיקיה: הזמן לתיקיה, שתף קישור, הורד, עוד . במקרה של מסמך, האפשרויות יהיו הבאות: קישור שתף, הורד, מחק, עוד .
במקרה של תיקיות, מהאפשרות "הזמן לתיקייה" , מופיע חלון שבו אתה פשוט צריך להכניס את הדוא"ל של האדם או האנשים שאתה רוצה להזמין. בחלון מוצג קישור "ייבוא אנשי קשר " . על ידי לחיצה שם, המשתמש יכול לייבא לחשבון Dropbox שלו את כל אנשי הקשר שיש לו בחשבונות הדוא"ל שלו ב- Gmail , Yahoo Mail או Facebook.. אתה יכול גם לבחור אם אתה רוצה לאפשר לאנשים שאיתם התיקיה משותפת לשתף אותה עם אחרים. אם אינך רוצה שאחרים יוכלו לשתף את התיקיה, עליך לבטל את הסימון בתיבה שנראית מסומנת. לאחר שהוזנו כתובות האנשים איתם לשתף את התיקיה, תוכל להעביר הודעת הסבר אם תרצה בכך. לאחר מכן, רק על ידי לחיצה על "שתף תיקיה" זה ייעשה. האורחים יקבלו הודעה בדוא"ל שלהם המודיעה להם שרוצים לחלוק איתם תיקיה, עם כפתור שייקח אותם ישירות לתיקיה עם כל התוכן שלה במהלך הפעלת Dropbox שלהם . תיקיות משותפות מסומנות בשתי צלליות בתוך התיקיה.
אם תבחר באפשרות "שתף קישור" , התהליך כמעט זהה. עליכם לציין את המיילים של מקבלי הקישור, להוסיף הודעה ולבחור בין "קבל קישור" או "שלח" . אם מסומנת "קבל קישור" , התוכנית תיצור כתובת אתר שתועתק ישירות ללוח המחשב. במקרה של בחירה ב"שלח " , כתובת האתר תישלח ישירות לכתובת המצוינת בצורה של קישור. הנמען יצטרך רק ללחוץ על קישור זה כדי להציג את המסמך ולהורידו. תהליך שיתוף הקישורים במקרה של מסמכים זהה.
יתרון נוסף שיש לזכור הוא שאם לאנשים שאיתם מסמכים משותפים אין חשבון Dropbox ומחליטים להירשם לאחר ההזמנה, "המזמין" מרוויח 500 ג'יגה -בתים נוספים של אחסון בחינם .